Ngành Văn thư Hành chính giữ vai trò cốt lõi trong quản lý và vận hành hoạt động hành chính, góp phần đảm bảo sự thông suốt trong quản lý nhà nước về văn thư và lưu trữ. Dưới sự quản lý của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thực hiện những chức năng quan trọng sau:
- Tham mưu và quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ
- Là cơ quan trực thuộc Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có trách nhiệm tham mưu và hỗ trợ Bộ trưởng Bộ Nội vụ trong việc quản lý các hoạt động văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước.
- Đảm nhận vai trò quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam, đảm bảo việc bảo tồn, khai thác và sử dụng tài liệu một cách hiệu quả và bền vững.
- Tổ chức và cung cấp các dịch vụ công liên quan đến văn thư và lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật, phục vụ mục tiêu hiện đại hóa và nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước.
- Tư cách pháp nhân và trụ sở làm việc
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước được trao tư cách pháp nhân độc lập, sở hữu con dấu và tài khoản riêng theo quy định pháp luật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện nhiệm vụ một cách chuyên nghiệp và tự chủ.
- Trụ sở chính đặt tại Thủ đô Hà Nội – trung tâm hành chính và chính trị của cả nước, giúp kết nối hiệu quả các hoạt động quản lý với các cơ quan liên quan.
Ngành Văn thư Hành chính không chỉ đảm bảo sự lưu thông và quản lý thông tin trong hệ thống hành chính nhà nước mà còn đóng góp vào việc xây dựng nền tảng quản trị hiện đại và minh bạch. Với các chức năng được giao, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cầu nối quan trọng giữa các cơ quan, tổ chức, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động quản lý công và thúc đẩy sự phát triển bền vững trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại Việt Nam.
Việc nâng cao nhận thức và đầu tư vào công tác văn thư, lưu trữ chính là yếu tố then chốt để xây dựng hệ thống hành chính quốc gia hiện đại, đáp ứng yêu cầu hội nhập và phát triển trong bối cảnh toàn cầu hóa.
Người làm Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và vận hành hoạt động hành chính của cơ quan, tổ chức. Theo quy định tại khoản 2 Điều 29 Nghị định về công tác văn thư, các nhiệm vụ cụ thể của cán bộ văn thư bao gồm:
- Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến: Đây là bước đầu tiên trong quy trình quản lý văn bản, đảm bảo tất cả văn bản đến được ghi nhận và xử lý kịp thời, chính xác.
- Trình và chuyển giao văn bản đến: Văn thư chịu trách nhiệm trình văn bản đến các đơn vị hoặc cá nhân có liên quan, đảm bảo văn bản được phân phối đúng nơi, đúng thời gian quy định.
- Theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Văn thư hỗ trợ Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính theo dõi, kiểm tra tiến độ xử lý văn bản đến, đảm bảo các công việc được thực hiện đúng hạn.
- Tiếp nhận và xử lý dự thảo văn bản: Văn thư tiếp nhận các dự thảo văn bản, kiểm tra và trình người có thẩm quyền để xem xét, phê duyệt, hoặc ký ban hành.
- Kiểm tra và hoàn thiện văn bản trước khi phát hành: Công tác kiểm tra bao gồm: kiểm tra thể thức, hình thức trình bày, ghi số văn bản, ngày tháng, đóng dấu mức độ khẩn hoặc mật theo quy định.
- Quản lý và theo dõi văn bản đi: Văn thư đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát văn bản đi và theo dõi quá trình chuyển phát để đảm bảo sự thông suốt.
- Sắp xếp và bảo quản tài liệu lưu trữ: Văn thư chịu trách nhiệm sắp xếp, bảo quản bản lưu văn bản khoa học, đảm bảo việc tra cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hiệu quả.
- Quản lý cơ sở dữ liệu và sổ sách: Việc cập nhật, quản lý cơ sở dữ liệu đăng ký văn bản, cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức cũng thuộc nhiệm vụ của người làm văn thư.
- Bảo quản và sử dụng con dấu: Văn thư thực hiện nhiệm vụ bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các con dấu khác theo đúng quy định pháp luật.